Usage de la lettre « W »

Usage exceptionnel
L’usage de la lettre « W » est exceptionnel et soumis à l’approbation du Décanat des études.

Signification de la lettre « W »
La lettre « W » signifie que la notation du cours est reportée à une date ultérieure excédant le délai d’un mois autorisé par l’attribution de la lettre « I ». Elle peut être utilisée pour l’ensemble des étudiants inscrits dans un groupe-cours ou pour un individu seulement. Cette lettre est utilisée aux fins d’émission du dossier étudiant informatisé et le résultat final sera comptabilisé au trimestre où le cours a débuté. La lettre « W » est utilisée dans l’un ou l’autre des cas suivants :

  • Lorsqu’il est démontré que le groupe-cours terminera après la fin du trimestre prévu au calendrier universitaire.
  • Lorsqu’un étudiant demande à son enseignant un report de l’évaluation de ses apprentissages pour une raison grave (maladie, accident ou décès d’un proche). La demande doit être accompagnée de pièces justificatives (certificat médical, constat d’accident, avis ou certificat de décès).

Autorisation
Afin d’obtenir l’autorisation d’utiliser la lettre « W », l’enseignant doit en faire la demande, dans le cas d’un groupe-cours, au directeur de département ou, dans le cas d’un étudiant, à la direction de son  programme.

Le directeur de département ou la direction de programme doit adresser une demande au Décanat des études par le biais du formulaire prévu à cette fin.

Si le Décanat des études approuve la demande, il est de sa responsabilité d’en aviser le registraire. Ce dernier devra inscrire la lettre « W » au dossier étudiant informatisé pour toutes les personnes inscrites au groupe-cours en question ou dans celui de l’étudiant concerné par la demande d’autorisation.

Modification de la lettre « W » au dossier universitaire
À la fin du délai convenu, l’enseignant doit modifier la lettre « W » par un des résultats prévus dans le système de notation des apprentissages, et ce, selon la Procédure relative à la remise, à la modification et à la révision d’un résultat. Si aucune modification n’est apportée dans le délai prescrit, la note « E » est automatiquement consignée au dossier universitaire étudiant informatisé.

Veuillez prendre note que l’usage de la lettre « W » permet le report de la notation. La notation « W » ne doit pas être utilisée dans le but de reporter la poursuite des activités du cours.

Source : Procédure relative à l’évaluation de l’apprentissage d’un étudiant dans un cours